En las escuelas de negocio, administración y finanzas es normal que dediquemos buena parte del tiempo a estudiar y comprender la mecánica y funcionamiento de una serie de herramientas de control directivo y gestión empresarial, que una vez que son articuladas en torno a una estrategia empresarial, facilitan el crecimiento de la organización.
Sin embargo, cuando estas herramientas son trasladadas al entorno de la Micro Pequeña y Mediana Empresa (MiPyMES), quienes se encargan de las actividades administrativas en este tipo de empresas suelen no distraer su tiempo en comprender o buscar asesoría para la implantación de estas herramientas en su empresa, argumentando que esas son cosas para grandes corporaciones, no para negocios pequeños que pueden ser supervisados, según sostienen, con la simple presencia del propietario.
Además de esto, resulta interesante hablar de la alta resistencia al cambio en las MiPyMES, las cuales son empresas que por sus características estructurales, pueden enfrentar los cambios con mayor facilidad, sin embargo, la acumulación de tareas en pocas personas, y la estandarización en la forma de hacer las cosas buscando ahorrar tiempo, las lleva a buscar más la rutina en las actividades que los cambios que generarían atrasos y aparentes problemas en la atención a clientes.
Planteado lo anterior, resulta importante señalar que las herramientas de control directivo y gestión empresarial que se han desarrollado en el seno de grandes corporaciones, son fácilmente aplicables a las empresas de cualquier tamaño, sin embargo es importante señalar que, como consecuencia de las restricciones mencionadas anteriormente, las MiPyMES deben ser cuidadosas en elegir aquellas herramientas que en realidad atiendan necesidades existentes en sus procesos y actividades, de otra forma si se puede caer en la situación de desarrollar una serie de herramientas que no atiendan objetivos específicos, y en consecuencia no se reciban los beneficios esperados, generando frustración en el personal y los propietarios de la empresa.
Para poder identificar que herramientas debe aplicar una organización, y los beneficios que la misma puede esperar de la utilización de las mismas, se requiere realizar un diagnóstico de necesidades operativas, administrativas y financieras, de forma que la empresa pueda estar en posibilidades de identificar las necesidades de información, y poder desarrollar las herramientas que requiera para que se facilite la toma de decisiones y el control respecto de las operaciones que realiza la organización.
Para la realización de un diagnóstico de estas características, se pueden utilizar una serie de procedimientos que permitan detectar áreas de oportunidad tanto con elementos dentro de la empresa como de su entorno, por lo que un diagnóstico de empresa deberá incluir por lo menos:
- Análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
- Análisis de la competencia de su sector.
- Análisis de sus procedimientos internos
- Análisis de su estructura interna.
- Análisis de los estados financieros de la empresa.
- Análisis del estilo de toma de decisiones de la empresa.
- Análisis de las comunicaciones dentro de la empresa.
- Análisis básico de controles internos en las áreas críticas.
Todos los elementos señalados, conformarían un análisis básico de las áreas principales de la organización, y permitirían al empresario estar en condiciones de desarrollar herramientas que le permitan tomar decisiones orientadas al crecimiento de su organización, a la mejora de procesos internos y a la implementación de controles orientados a mejorar el desempeño.
En ocasiones los propietarios de una MiPyME consideran que estos diagnósticos son complicados, o bien que requieren de mucha preparación para que sean realizados, sin embargo, con la asesoría adecuada, se puede realizar un diagnóstico integral de la organización, y poder estar en condiciones de aprovechar todos los beneficios que pueden traer a la pequeña y mediana empresa el uso de estas herramientas.
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