Uno de los principales usos que tiene un sistema de información dentro de la empresa es su contribución a la elaboración de los estados financieros, sin embargo, en ocasiones no aprovechamos al máximo esta información porque no comprendemos con claridad el mensaje que los mismos transmiten.
Los estados financieros son utilizados como una forma en que las empresas se comunican con su entorno, y nos brindan información relacionada con sus operaciones, y con las decisiones que se han tomado al interior de las organizaciones y que al momento de su presentación, nos permiten tener una idea clara de lo que la empresa hace y la forma como lo hace.
En México el bloque de estados financieros básicos está compuesto por cuatro informes:
- Balance general
- Estado de resultados
- Estado de flujo de efectivo
- Estado de variaciones en el capital contable
La elaboración de cada uno de ellos requiere información precisa de lo que ha ocurrido en la empresa durante un periodo determinado de tiempo, normalmente un año, y es importante entender la relación que cada uno de estos estados tiene con los demás.
El estado de resultados presenta los ingresos que la empresa ha tenido en un periodo de tiempo, así como también la relación de costos y gastos que la empresa tuvo, de forma que podemos conceptualizar este estado financiero como la representación de los ingresos, y la forma en que los mismos se fueron separando en costos y gastos hasta llegar a la porción de ingresos que no se consumió, la cual es llamada utilidad o beneficio.
El estado de flujo de efectivo nos muestra aquellas transacciones que tuvo la organización, y que representaron una entrada o una salida de dinero para la misma, este estado financiero parte de los ingresos que se tienen al inicio del periodo en cuestión, y adiciona las entradas de dinero y disminuye las salidas de dinero hasta llegar al saldo de efectivo que se tiene al final de periodo. Es normal que las personas se pregunten la diferencia entre este estado financiero y el estado de resultados, y la respuesta a esta inquietud es sencilla, existen gastos y costos que por su naturaleza, no representan un desembolso de efectivo, así como también existen entradas de dinero, normalmente de periodos anteriores al informe, que no se ven reflejadas en el estado de resultados, motivo por el cual surge la necesidad de realizar el informe de los flujos de efectivo.
El estado de variaciones en el capital contable nos permite determinar cuáles fueron los movimientos que tuvieron las partidas que conforman el patrimonio de la organización, y la razón de ser de este estado financiero radica en que algunas transacciones que afectan el patrimonio, no se ven reflejadas en los resultados de la empresa o en los flujos de efectivo, por lo que es relevante realizarlo.
El último estado financiero es el balance general, el cual tiene por objetivo presentar la posición financiera de una organización, y tiene una estructura que permite mostrar los bienes, derechos y recursos con que se cuenta, representados por los activos, y su contrapartida, que serán las deudas y obligaciones que tiene, representadas por el pasivo y el capital.
Como puede apreciarse, la información que se presenta en los estados financieros, está relacionada con las operaciones y transacciones diarias de la operación, las relacionadas con las inversiones en infraestructura y su utilización, y las vinculadas a la forma en que la empresa consigue los financiamientos para realizar lo anterior.
Con este contexto, se manifiesta la importancia de comprender el mensaje que se pretende comunicar a través de los estados financieros, así como las técnicas que existen para analizar los estados financieros.
Dentro de las técnicas más utilizadas para comprender los estados financieros existen el análisis por razones financieras, el cual consiste en aplicar una serie de ratios o indicadores (definidos como un cociente entre dos variables) a las cantidades que se presentan en el estado financiero y de esta forma poder obtener un indicador (razón financiera) que nos permita apreciar le evolución de las actividades de la organización.
El análisis por razones financieras suele incluir:
- Liquidez (recursos a corto plazo para atender obligaciones a corto plazo.
- Endeudamiento (estructura de las deudas de la empresa)
- Rentabilidad (capacidad para generar ganancias)
- Eficiencia y operación (eficiencia en el manejo de los recursos de la empresa)
Además de las áreas señaladas, existen dos métodos de análisis que complementan el análisis por razones financieras, que son en análisis vertical y el análisis horizontal de estados financieros. En el análisis horizontal se busca determinar la variación de las cantidades que muestra los estados financieros durante un periodo de tiempo, este análisis es llamado también análisis longitudinal o de tendencias. El análisis vertical muestra la composición de la estructura que presentan los bloques de los estados financieros, por lo que se le suele llamar también análisis estructural.
Cuando una empresa requiere identificar áreas de oportunidad para implementar mejoras en sus operaciones, y que estas mejoras tengan un impacto favorable en sus utilidades o beneficios, un buen punto de partida para esto es el análisis de estados financieros, ya que nos arroja información sobre el comportamiento de nuestros costos, nuestras ventas, nuestros recursos de operación, los recursos que invertimos en financiarnos (pago de intereses), el comportamiento de nuestra cartera de clientes, la forma en que gestionamos nuestras deudas, la importancia de revisar nuestras políticas de cobro y pago (que afectan al denominado capital de trabajo de la empresa), para con esto poder detectar áreas de oportunidad e implementar mecanismos de mejora en nuestras operaciones, buscando siempre una mejor posición respecto de los beneficios de la organización.
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